Sous l’autorité hiérarchique du directeur technique, et fonctionnelle du responsable administratif budgétaire et logistique, le.la salarié.e, en sa qualité de chargé.e d’administration de la direction technique, est notamment chargé.e, sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :
Il.elle travaille en étroite collaboration avec les responsables des services techniques et avec le responsable budgétaire administratif et logistique de la direction technique. Il.elle participe à la mise en oeuvre et au suivi des moyens matériels, humains qui concourent à la gestion du service.
Il.elle travaille en étroite collaboration avec les différents services de l’Opéra et est chargé.e de la fluidification de la communication entre les différents collaborateurs et collaboratrices du service.
Gestion administrative des services techniques
‑ Assiste administrativement le directeur technique et la direction technique (gestion de l’agenda du directeur technique, réservations diverses, plannings, déplacements, accueil téléphonique, gestion du courrier, rédaction de notes et de comptes rendu, etc.)
‑ Organise les déplacements du directeur technique et du personnel technique (recherche d’hôtel, réservation de billets train / avion, ordres de mission, préparation défraiements, régie, réservation de véhicule, feuilles de route, etc.)
‑ Saisit les rendus de caisses et les demandes d’engagement de la direction technique
‑ Assiste et rédige les comptes-rendus de réunions de service et des réunions interservices
‑ Classe et archive les documents pour la direction technique
‑ Assure la tenue du registre des missions professionnelles
‑ Assiste les régisseur.es et les responsables des services techniques sur le plan administratif : aide à la saisie et édition des feuilles d’heures, rappel téléphonique des intermittents, secrétariat général, support administratif
‑ Gère le fichier du personnel intermittent et saisit les contrats intermittents pour l’ensemble des services techniques et en assure le suivi
‑ Effectue le suivi quotidien de la planification et les corrections nécessaires suivant la planification des services ainsi que du personnel nécessaire à la réalisation des productions
‑ Assure le traitement administratif des dossiers et la transmission des informations
‑ Saisie dans le logiciel Theasoft des heures de travail et des absences des personnels permanents et intermittents
‑ Gestion en lien avec le service ressources humaines des différents motifs d’absence (congés annuels, récupérations…)
Budget
‑ Participe au suivi des budgets sous la responsabilité du responsable administratif, budgétaire et logistique
‑ De manière plus spécifique suit les engagements contractuels et financiers des personnels en CDDU par production et en assure une synthèse
Accueil des maîtres d’oeuvre techniques et tournées : coordination logistique et gestion administrative
‑ Assure l’accueil des maîtres d’oeuvre techniques et des techniciens et techniciennes d’autres théâtres (déplacements, recherche d’hôtel, réservation de billets train / avion, hébergement, remboursements, avance sur salaire, défraiements, etc.)
‑ Contrôle les remboursements des frais de maquette pour les décorateurs et décoratrices
‑ Saisit les contrats d’invitation des maîtres d’oeuvre lors de présentations de maquette ou de réunions de travail préparatoires
‑ Organise, après les avoir planifiées, les présentations de maquettes (envoi des convocations, réservation et mise en place de salle, déplacements, hébergement et accueil des maitres d’oeuvres, collation, etc.)
Tournées
Organise la logistique des équipes techniques lors des tournées lyriques et chorégraphiques (conditions d’hébergement et de transport, recherche d’hôtel, réservation de billets train / avion, plannings, régie, préparation défraiements, rédaction des feuilles de route et ordres de mission, etc.), et en assure le suivi.
