Sous l’autorité du directeur de l’exploitation, le.la salarié.e, en sa qualité d’attaché.e de mission à l’archivage et du développement numérique, est notamment chargé.e, sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :
Tri
• Sélectionner les archives dont la durée de conservation est échue en se référant aux outils définissant les règles de tri et de conservation.
• Isoler les archives à détruire qui feront l’objet d’un bordereau d’élimination.
• Classer l’ensemble des dossiers sélectionnés dans un ordre logique et cohérent suivant un plan de classement.
Archivage
• Coordonner la définition d’une politique d’archivage des documents administratifs et artistiques en fonction des exigences métiers et du cadre réglementaire concernant la conservation.
• Encadrer l’évaluation et le traitement des archives tous supports – papier, numérique, audiovisuel, iconographique - (classement, identification, localisation, procédures d’élimination, instruments de recherches) en relation avec les services producteurs (suivi des versements) et en concertation avec les institutions patrimoniales (Archives Municipales de Lyon, Archives Départementales de Lyon, BNF) ; assurer la mise à disposition des archives selon leur communicabilité (interne, externe).
Gérer les relations avec les donateurs ;
• Versement des archives papiers aux archives municipales de Lyon
• Organiser les archives à verser
• Conditionner les documents
• Rédiger le bordereau de versement
Numérique
• Accompagner le service informatique dans les projets de dématérialisation des documents et des différentes tâches (records management).
• Accompagner le service informatique dans les enjeux de gestion interne des ressources documentaires / gestion électronique de documents.
• Accompagner l’institution dans la définition de sa position patrimoniale.
• Piloter les projets de développement numérique (projet de numérisation des supports audiovisuels, développement de collaboration avec des institutions patrimoniales, etc.). La chargée de mission conduit notamment le projet de mise en route d’un serveur dédié aux Archives et à ce titre :
‑ Identifie les besoins et exigences en termes d’archivage légal et patrimonial,
‑ Définit les durées de conservations des informations et veille à la mise en oeuvre du sort final,
‑ Etablit l’arborescence, le classement et le nommage des fichiers sur le serveur dans le respect des règles d’accès aux informations (confidentialité),
‑ Encadre les versements et les éliminations sur les serveurs actuels,
‑ Constitue les procédures de versement, de consultation et d’élimination,
‑ Veille sur les formats de fichiers assurant la pérennisation de l’information numérique,
‑ S’assure de la mise à disposition des informations en fonction de la communicabilité des archives,
‑ Est force de proposition pour la définition des outils et actions à mettre en oeuvre,
‑ S’assure avec le service informatique de la sécurité du serveur, de la gestion des accès et des sauvegardes.
Peut être amené.e à gérer diverses tâches liées à l’activité du service.
Par ailleurs, il.elle doit se conformer à toutes les instructions générales et particulières qui lui sont données par sa hiérarchie.
