Chargé(e) d'administration de la direction technique (CDD)

Mission

Sous l’autorité du directeur technique, le/la salarié(e), en sa qualité de Chargé(e) d’administration de la direction technique, est notamment chargé(e), sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :

Gestion administrative des services techniques

• Il/elle assiste administrativement le directeur technique et la direction technique (gestion de l’agenda du directeur technique, réservations diverses, plannings, déplacements, accueil téléphonique, gestion du courrier, rédaction de notes et de comptes rendu, etc.),
• Il/elle organise les déplacements du directeur technique et du personnel technique (recherche d’hôtel, réservation de billets train / avion, ordres de mission, préparation des défraiements, réservation de véhicule, feuilles de route, etc.),
• Il/elle gère le fichier du personnel intermittent et saisit les contrats intermittents pour l’ensemble des services techniques, et en assure le suivi,
• Il/elle assure des tâches administratives diverses : saisit les rendus de caisses et les demandes d’engagement, assiste aux réunions de service et en rédige les comptes-rendus, etc.

Oganisation de l'accueil des maîtres d'œuvre techniques :

• Il/elle assure l’accueil des maîtres d’oeuvre techniques et des techniciens d’autres théâtres (déplacements, recherche d’hôtel, réservation de billets train / avion, hébergement, remboursements, avance sur salaire, défraiements, etc.),
• Il/elle saisit les contrats d’invitation des maîtres d’œuvre,
• Il/elle organise les présentations de maquettes (envoi des convocations, réservation et mise en place de salle, déplacements, hébergement et accueil des maîtres d’oeuvres, collation, etc.).

Suivi logistique et administratif des tournées :

• Il/elle organise la logistique des équipes techniques lors des tournées chorégraphiques, et ponctuellement des tournées lyriques (hébergement et transport : recherche d’hôtel, réservation de billets train / avion, plannings, régie, préparation défraiements, rédaction des feuilles de route et ordres de mission, etc.), et en assure le suivi,
• Il/elle assure la tenue du registre des missions professionnelles.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les responsables des services techniques et avec le responsable budgétaire, administratif et logistique de la direction technique.

Compétences recherchées

Une experience de 3 ans minimum sur des missions similaires serait appréciée
Capacité de synthèse et de rédaction
Maîtrise de l’anglais
Maîtrise des outils informatiques

Savoir-faire / être

Grande capacité d’organisation
Autonomie et rigueur
Bon relationnel et sens de la communication

Prise de fonctions

Contrat à durée déterminée (remplacement d’un congé maternité), à temps complet, à pourvoir à compter du 09 avril 2018 et jusqu’à fin septembre 2018

Rémunération

Négociable en fonction des qualifications et de l’expérience du candidat.
Adresser lettre de motivation, CV et prétentions salariales à l’attention de Valérie Mironneau avant le vendredi 2 mars 2018