Assistant(e) administratif(ve) au sein de la Maîtrise

La Maîtrise de l’Opéra de Lyon a pour ambition de former un chœur de haut niveau (choœur
d’enfants et chœur d’adolescentes) ainsi que de jeunes chanteurs solistes. Elle permet aux
enfants, du CE1 à la Terminale, de suivre l’apprentissage du chant, de la musique et du
théâtre lyrique grâce à une formation de haut niveau. Ainsi, les élèves sont des artistes à part entière et participent à des productions programmées par l’Opéra de Lyon.

Chaque saison, la Maîtrise met également en oeuvre des actions traduisant son engagement à faire découvrir toute la richesse du répertoire lyrique et à développer le plaisir de chanter auprès d’un public le plus large possible.

Dans ce cadre, l’Opéra de Lyon recherche, un-e assistant-e administratif-ve en contrat d’alternance (apprentissage) pour une durée d’un an à compter de septembre 2019.

Sous l’autorité du délégué général des Formations Musicales, et sous l’autorité fonctionnelle
de la déléguée de la Maîtrise de l’Opéra de Lyon, il - elle sera notamment chargé-e, sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :

Accueil
> Assure l’accueil physique et téléphonique : informer, orienter et prendre les messages et en assurer le suivi.

Secrétariat
> Assure le secrétariat du service, tant dans la saisie et la mise en forme de documents administratifs tels que courriers, contrats de travail, certificats, visites médicales des élèves, bulletins scolaires, convocations, commandes de fournitures et saisie des factures, etc.,
> Classe et traite les informations de la vie scolaire, la rédaction des comptes rendus de réunions, la mise à jour des données et des contacts.

Gestion administrative
> Vient en appui dans l’organisation des auditions de recrutement des enfants : diffusion des éléments de communication, traitement des dossiers de candidature, envoi des convocations, préparation des dossiers (env. 80) pour les membres du jury, régie, traitement des dossiers d’inscription des candidats,
> Vient en appui dans la vérification de tous les dossiers d’inscriptions des 120 élèves,
> Vient en appui dans la préparation et la diffusion du dossier de rentrée à destination des familles (env. 120 élèves), ainsi qu’au personnel (env. 15 personnes) : planning prévisionnel des cours, programme artistique prévisionnel, fiche de renseignements, règlement intérieur, liste des fournitures, répertoire téléphonique, différentes autorisations de sorties, trombinoscope, etc.),
> Vient en appui dans l’organisation des réunions avec les parents d’élèves et parents d’élèves/professeurs,
> Vient en appui dans le suivi des pièces nécessaires à la constitution du dossier annuel DDTE,
> Vient en appui dans l’organisation des visites médicales,
> Vient en appui dans le suivi des contrats de travail,
> Vient en appui dans le suivi des démarches administratives du service, telles que les autorisations et l’organisation des déplacements, les ordres de missions,
> Transmet aux autres services de l’Opéra les informations nécessaires à l’élaboration des bilans par exemple etc.,
> Participe au suivi des divers partenariats, notamment avec Vénissieux,
> Vient en appui dans les demandes de réservation de matériel auprès de l’Opéra.

Compétences et qualités requises
> Titulaire du baccalauréat (général ou professionnel), vous préparez un BTS ou une Licence assistant-e de manager (ou équivalent) en alternance
> Vous disposez de solides qualités relationnelles, organisationnelles et rédactionnelles
> Vous êtes rigoureux-se et avez l’esprit de synthèse
> Vous maîtrisez le Pack Office (Excel, Word, Power Point)
> La connaissance d’EDT et du logiciel Pronote serait un plus

Conditions
> Lieu : Maîtrise de l'Opéra de Lyon / 3, rue de l'Angile - 69005 Lyon
> Contrat : contrat d’apprentissage
> Durée : 12 mois à partir de septembre 2019

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Limité à 2 Mo.
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