Assistant(e) d'administration pour l'atelier des décors en CDI

L’Opéra national de Lyon constitue un pôle d’excellence, de création, de production et de formation dans les domaines lyrique, chorégraphique et musical. Il se situe parmi les grandes maisons d’opéra en France et en Europe et bénéficie depuis janvier 1996 du label d’Opéra national. Il est subventionné par la ville de Lyon, le ministère de la Culture, la Région Auvergne-Rhône-Alpes et la Métropole de Lyon. 
Il dispose d’un budget d’environ 38 M€ et d’un effectif permanent d’environ 350 personnes (personnels association et personnels mis à disposition par la Ville de Lyon), auquel s’ajoute, en moyenne annuelle, une centaine d’intermittents. Il comprend notamment un orchestre, un chœur, un ballet et une maîtrise…

Le.la salarié.e, en sa qualité d’assistant.e d’administration au sein de l’atelier des décors est notamment chargé.e , sans que cette liste soit considérée comme limitative, des fonctions suivantes :

Suivi de l’activité des ateliers de décors et du bureau d’études
Complète les tableaux de bord permettant d’assurer le suivi des ateliers 
Met à jour quotidiennement les tableaux de bords de suivi de production
Est force de proposition pour améliorer le suivi de l’activité 
Saisit les heures réalisées dans les différends, tableaux et programmes et en assure la transmission dans les délais au service ressources humaines
Gère les rotations et l’enlèvement des bennes pour les services techniques
Peut être amené.e à échanger avec certains fournisseurs et planifie les intervenants extérieurs : plombiers électricien et autres…
                                                    
Suivi administratif et gestion de l’information 
Assiste les responsables de service dans le suivi administratif des dossiers : bons de commande, rapprochement des bons de livraison, rédaction de comptes rendus, courriers, classement…
Garantit la circulation de l’information administrative entre les ateliers de décors et les autres services de l’Opéra
Assure la diffusion et l’affichage des notes internes
Renseigne et met à jour régulièrement la base de contacts Outlook
Réalise le classement et l’archivage, organise les archives des productions, les devis et les bons de commande…

Suit le temps de travail des collaborateur.trices du service : planning, congés, maladie, absences, etc.,
Assure les démarches administratives liées à l’embauche des personnels supplémentaires et en assure le suivi administratif
Procède à la déclaration des accidents de travail et gère les registres santé et sécurité
Assure le suivi des fiches de sécurité des produits utilisés, en lien avec le conseiller en prévention des risques professionnels

Saisit les bons de commande pour l’ensemble du service et en assure le suivi administratif avec les fournisseurs et les chefs de services.
Suit les engagements et vérifie les factures / bons de commande / bons de livraison, et procède à la résolution des problèmes de facturation, en lien avec le service comptabilité fournisseurs
Gère la caisse du service, les factures, les remboursements
Assure le suivi des demandes publiques d’achat avec le service exploitation

Accueil de l’atelier des décors
Réceptionne et transmet les appels téléphoniques et les courriers 
Accueille et renseigne les prestataires extérieurs, le service de maintenance et d’entretien
Peut assurer la réception de petites marchandises
Procède aux commandes de fournitures de bureau, et en assure le suivi administratif
Assure le dépannage de 1er niveau des matériels de bureau
Peut apporter son assistance aux utilisateur.trices des outils informatiques de l’atelier

Compétences recherchées 
Une expérience de 3 ans minimum sur des missions similaires serait appréciée
La connaissance du spectacle vivant serait appréciée
Maîtrise des outils informatiques

Savoir-faire / être
Capacité d’organisation
Autonomie et rigueur
Bon relationnel et sens de la communication

Prise de fonction
Contrat à durée indéterminée à temps complet, à pourvoir dès que possible

Rémunération
Négociable en fonction des qualifications et de l’expérience du candidat.
Adresser lettre de motivation, CV (sans photo) et prétentions salariales à l’attention de Valérie Mironneau avant le 12 novembre 2021 

1 seul fichier.
Limité à 10 Mo.
Types autorisés : pdf, doc, docx, odt.
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